Thomas Moreau Knowledge Plaza

Les emails pipelines de KP

Ou comment intégrer les nouveaux outils à vos habitudes de travail

par Thomas Moreau

 

L’email n’est pas mort. D’une part parce qu’il reste un outil très utile pour communiquer et que les messageries sont toujours plus performantes pour retrouver, classer, archiver des emails. Mais aussi tout simplement – c’est un fait – parce que l’outil reste très fortement utilisé.

 

Plutôt donc que de s’en détourner, autant tirer profit de celui-ci, en créant des ponts avec des outils de partage. C’est en partant de cette idée que sont nés les emails pipelines de Knowledge Plaza.

 

Kezako?

Un email pipeline est une adresse email permettant à un utilisateur d’envoyer à Knowledge Plaza des contenus de différentes natures, et de partager ceux-ci instantanément au sein d’espaces collaboratifs, sans même devoir s’y rendre. Ces contenus (emails, pièces jointes, urls), une fois arrivés dans Knowledge Plaza, sont traités selon des règles définies en amont par l’administrateur lors de la création de ces pipelines, et mis à la disposition des utilisateurs de la plate-forme.

Pour quels usages?

Il est possible de créer autant d’email pipelines que nécessaire. Voici deux exemples:

Aline élabore régulièrement des offres pour des prospects qu’elle doit également mettre à disposition de son management. Elle a pour habitude d’envoyer chaque offre par email d’abord au prospect, et ensuite à son management. Evidemment, le temps passant, l’offre se trouve noyée dans la boîte de réception et on lui demande régulièrement de la renvoyer. A sa demande, l’administrateur de Knowledge Plaza crée un email pipeline, c’est-à-dire une adresse email spécifique à cet usage qui permettra, au moment où elle envoie l’offre, de mettre Knowledge Plaza en copie. L’email ne sera pas conservé, mais bien l’offre en pièce jointe. Elle sera directement publiée au sein de l’espace ‘Ventes’, et taguée ‘offre’. De sorte que lorsque quelqu’un souhaitera la consulter, il ira directement sur Knowledge Plaza et activera le tag adéquat ou effectuera une recherche en texte intégral pour retrouver le document.

Simon est veilleur professionnel et il consulte le Web quotidiennement à la recherche d’articles, de contenus liés au marché de la construction et de l’immobilier. Ces informations qu’il recueille, il doit les partager quotidiennement au sein d’un réseau de partenaires qui chaque jour reçoivent un email de sa part reprenant les liens vers les articles identifiés. Bernard, expert immobilier, s’intéresse tout particulièrement à cette newsletter et la consulte régulièrement. Malheureusement, il n’arrive plus à retrouver cet article qui mentionnait les récents bénéfices de son concurrent principal. Simon s’adresse à l’administrateur de KP, et celui-ci lui crée un email pipeline. Grâce à cela, Simon peut à présent envoyer la liste de ces URLs directement à Knowledge Plaza. Chaque source devient un Tile (soit une pièce d’information enregistrée dans KP) qui, par le biais d’un tag spécifique, se retrouve au sein d’un digest directement envoyé par Knowledge Plaza auprès du réseau de partenaires. Ainsi, ceux-ci peuvent à tout moment retrouver les articles qu’ils souhaitent relire, et éventuellement réagir par le biais de commentaires, directement au sein de la plate-forme.

De nombreux usages peuvent donc découler d’une telle fonctionnalité. Avec comme résultat, une meilleure expérience de l’utilisateur, qu’il s’agisse du producteur d’information ou du consommateur.

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