Knowledge Plaza Unified Knowledge Sharing

Le tagging social, moteur d’une information pérenne

par Thomas Moreau

 

Structurer une information contribue à sa pérennité. C’est une composante essentielle de la gestion de l’information. Elle requiert cependant une certaine discipline, tant auprès des utilisateurs des plateformes dédiées au partage de l’information, qu’auprès des personnes qui les gèrent.

 

Cette discipline, ou hygiène informationnelle, est devenu un élément critique dans l’entreprise. L’information et les savoirs accumulés nécessitent un traitement qui peut déboucher sur des contraintes, des règles, édictées en amont par le Knowledge Manager. A lui de veiller à la qualité de l’information au quotidien.

 

L’outil peut cependant, et dans une certaine mesure, faciliter cette sructuration de l’information. Dans Knowledge Plaza, cela se traduit essentiellement par le tagging des sources partagées. Le tagging permet à l’utilisateur de naviguer au moyen de facettes (famille de tags) et offre donc un filtre puissant lors d’une recherche, combinée ou non à une requête en texte intégral.

Dans Knowledge Plaza, le tagging est collectif. Potentiellement, tous les contributeurs peuvent taguer chacune des sources auxquelles ils ont accès. Pour quelles raisons avons-nous choisi une telle option? Quels en sont les avantages? Comment encourager le tagging, tout en évitant qu’il prolifère de manière anarchique?

Ces éléments ont fait l’objet de nombreux échanges lors de notre dernier Club Utilisateurs, et il nous semblait opportun de faire le point sur les bonnes pratiques à adopter en la matière, dans Knowledge Plaza.

Tagging social

Le droit accordé aux utilisateurs de taguer a pour objectif de multiplier les chemins d’accès jusqu’à l’information, et de l’enrichir. En outre, elle leur permet de s’approprier l’information, pour un usage qui leur est propre.

On peut distinguer plusieurs fonctions aux tags:

  • les tags descripteurs d’une information, sortes de dossiers dynamiques offrant plusieurs points d’entrée vers l’information,
  • les tags comme étapes d’un processus interne, telle qu’une validation par l’un ou l’autre collaborateur avant sa diffusion (et à défaut son archivage),
  • les tags déclencheurs d’une diffusion, à la volée,
  • les tags comme raccourcis vers des sources régulièrement consultées, éventuellement exploités comme favoris dans le navigateur.

Tous ces usages collectifs et individuels nous confortent tout simplement dans cette idée que l’information, une fois sauvée dans Knowledge Plaza, ne nous appartient plus tout à fait, et qu’elle est mise à disposition de quiconque souhaite l’exploiter à ses propres fins.

[Pas encore de tags. Ajouter des tags?]

Lors de l’ajout d’information, Knowledge Plaza essaye de faciliter et d’encourager le tagging. Cette étape cruciale peut parfois prendre un peu de temps et l’utilisateur aura potentiellement cette tendance à sauter cette étape. Comment stimuler le tagging?

Au niveau de l’outil, Knowledge Plaza soumet des suggestions de tags à l’utilisateurs. Ces suggestions se basent sur les tags assignés à des contenus similaires.

Par le biais des actions groupées, Knowledge Plaza rend le tagging aisé. Une recherche en texte intégral, par exemple, peut révéler des résultats liés à une thématique commune, un nom de société, une technologie… Reste à l’utilisateur à sélectionner ces sources communes et à les taguer d’une traite.

Au niveau du paramétrage, il est possible pour l’administrateur d’obliger les contributeurs à assigner au moins un tag d’une facette, rendue mandatoire, avant de pouvoir partager une information.

Enfin, notons que la plateforme affiche cette option en de nombreux endroits.

Eviter la prolifération de tags, oui, mais comment?

Pour freiner la création abusive de tags, voici deux recommandations:

  • Dans l’administration de vos facettes, exploitez le champ ‘Suggestions’. En soumettant des listes de tags disponibles, l’utilisateur sera mieux guidé lors du tagging. Ainsi, s’il souhaite créer un nouveau tag similaire à un tag déjà disponible, il sera suggéré par l’outil. Ce système permettra par exemple d’anticiper des fautes d’orthographe, des doublons, des tags rangés dans une facette inadéquate.
  • Eventuellement, restreignez certaines des facettes, limitant ainsi le choix des tags aux seules suggestions listées en amont depuis le panneau d’administration, avec le risque néanmoins de frustrer certains utilisateurs qui considèrent qu’un nouveau tag devrait être ajouté à l’une ou l’autre facette.

Le jardinage de tags, un mal nécessaire

Malgré toutes ces précautions, il est probable que certains utilisateurs, animateurs de leur Plaza, doivent régulièrement vérifier la qualité du tagging. Et éventuellement opérer un nettoyage, ou plutôt un jardinage.

Si les animateurs ont la possibilité de supprimer des tags directement depuis l’écran de tagging, d’autres opérations, plus avancées, sont disponibles depuis l’interface d’administration (notons que ces options ne sont disponibles que dans la version Entreprise):

  • relier des tags synonymes : les animateurs peuvent lier des tags. Cela a pour effet que lorsqu’un utilisateur navigue dans la Plaza et active un tag, ses éventuels tags synonymes seront également activés.
  • renommer un tag, si un tag est mal orthographié par exemple,
  • déplacer un tag vers une autre facette,
  • fusionner plusieurs tags, c’est-à-dire faire disparaître un ou plusieurs tags existants et les remplacer par un tag commun,
  • diviser un tag en plusieurs tags : les Tiles possédant le tag en question se verront attribuer également le ou les tags sélectionnés

Anticiper et préparer

Enfin, avant tout, il est important que la structure de la Plaza soit bien définie au préalable. Souhaitez-vous imposer un vocabulaire existant? Ou au contraire laisser libre cours à l’initiative? Trouver un bon équilibre entre taxonomie et folksonomie? Ces questions sont à la base de tout projet Knowledge Plaza et reposent sur une série de réflexions animées par notre équipe. Pour une configuration optimale.

Thomas Moreau est responsable de la communication, du support (helpdesk et guides d’apprentissage) et des formations liées à Knowledge Plaza.

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