Thomas Moreau
Responsable Support pour Customer Success

 

 

Dessiner une plate-forme intuitive

 

Le succès du déploiement d’une plate-forme de partage de connaissance, à des fins multiples (réseau social, intranet collaboratif, veille 2.0, etc), repose en grande partie sur l’engagement des utilisateurs. En effet, ce sont eux qui vont produire et consommer l’information, qui vont réagir aux contenus partagés et réellement donner du corps à cet environnement de travail. Pour faciliter cet engagement, outre une campagne de communication bien construite ainsi qu’une équipe projet et un réseau d’animateurs actifs, il est important de construire une plate-forme intuitive, qui reflètera au plus près les différents usages-clés qui porteront le succès.

 

Une architecture claire et simple

Inutile (et épuisant !) de vouloir tout faire et lancer des initiatives sans cadrer un minimum. Dans un premier temps, restreindre les usages va permettre de se centrer sur des initiatives à succès. Mieux vaut miser avant tout sur les besoins identifiés et construire une plate-forme en conséquence, qui permette aux utilisateurs de facilement se situer et naviguer aisément, sans avoir à se questionner. En effet, plus les usages se diversifieront, plus les chefs de projet et administrateurs seront confrontés à des spécificités propres à ces usages. Ces dernières auront un impact évident sur la lecture de la plate-forme, à tous les niveaux (libellés dans la navigation, taxonomie dans les filtres de recherche, etc). Restreindre les usages et challenger les initiatives, c’est garantir une cohérence et offrir à l’utilisateur une expérience positive.

 

Une taxonomie comprise de tous

Chaque organisation a son contexte, ses métiers, son environnement de marché. En parallèle à une navigation intuitive, il est important de refléter le contexte de l’entreprise dans la façon dont l’information sera organisée : départements, métiers, cibles, technologies, livrables, concurrence… Tous ces éléments, s’ils sont retranscrits dans la plate-forme, permettront de mieux qualifier l’information en amont, et de l’identifier et la diffuser en aval. Il n’est pas nécessaire de créer un thésaurus complet et exact mais plutôt d’être au plus proche du vocabulaire des utilisateurs. Ce dictionnaire commun va souvent de soi et peut rapidement être construit (en se basant sur des taxonomies existantes si nécessaire). Une fois en place, il favorisera la mise en oeuvre et fournira une impression de familiarité aux utilisateurs.

 

Des droits explicites et cohérents

Producteurs d’information, lecteurs, animateurs, gestionnaires… Il n’est pas nécessaire que chaque collaborateur endosse l’ensemble de ces responsabilités, du moins lors d’usages où la publication se veut un minimum modérée, à défaut d’être réservée exclusivement à une équipe autorisée. Cependant, mieux vaut bien préparer l’utilisateur et s’assurer qu’il ait assimilé les actions qu’il peut entreprendre dans la plate-forme. Tâchez le plus possible, au moyen des fonctionnalités à disposition, d’expliquer à l’utilisateur ce qu’il est attendu d’eux. Et ne fermez jamais la porte à toute démarche volontaire de contribuer de certains de ces utilisateurs. C’est sur ces personnes que vous devez vous appuyer pour engranger un succès dans la vie de votre plate-forme.

 

Une identité graphique proche de celle de l’organisation

Enfin, pour favoriser le fait que les utilisateurs se reconnaissent dans la solution et la perçoivent comme un réel outil de travail, il est recommandé d’exploiter tout le potentiel offert par l’outil pour refléter le style graphique de l’organisation : nom de la plate-forme, couleurs, logo, polices de caractères, formes et images, etc, tout en veillant à préserver une cohérence dans le style en fonction de l’architecture, et à communiquer les bonnes pratiques en la matière auprès des contributeurs, animateurs et gestionnaires de la plate-forme.

 

Tous ces éléments propres à la configuration de la plate-forme sont autant de stimuli pour l’utilisateur final qui s’identifiera plus facilement à cet environnement et dès lors sera plus enclin à côtoyer cette plate-forme et contribuer à son tour à son enrichissement.

 





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