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kp-fabienne-vanderkerkoveFabienne Vandekerkove
Directrice de Customer Success

 

 

S’assurer d’un soutien fort et exemplaire au plus haut niveau

 

L’appui d’un sponsor est un atout clé pour le succès de la mise en place d’une plate-forme collaborative. Son soutien et sa participation contribuent aux changements culturels et facilitent la transition pour les collaborateurs.

 

Qui est le sponsor du projet?

Le sponsor est une personne de référence. Il (ou elle) y prête son image à l’initiative et en constitue la figure de proue. C’est lui qui va défendre la mise en place de la plate-forme aux plus hauts niveaux et qui va porter le projet. C’est aussi parfois la personne tenue responsable d’un succès… ou d’un échec.

On reconnaît le sponsor idéal à son enthousiasme, son charisme, sa capacité à mobiliser et à susciter l’adhésion. Le tout doublé d’un certain pouvoir de décision et d’autonomie en la matière. Il est impliqué et son niveau dans l’organisation est suffisamment élevé pour pouvoir rayonner transversalement dans toute l’organisation. Sa vision programme (versus projet) est un atout pour mener à bien un changement tant sur le plan technologique que humain.

Il a en outre la légitimité pour se positionner comme arbitre dans certaines circonstances, quand des choix sont à poser, particulièrement lors des séances de comité de pilotage qu’il dirige et que le chef de projet anime. Ses talents de facilitateur lui permettent de débloquer des situations délicates ou difficiles.

 

Comment est-il choisi?

Choisi… ou désigné ou auto-proclamé, en fonction des circonstances et de la culture de l’organisation. Le sponsor est parfois la personne qui est à l’origine même du projet et/ou celle qui détient le budget.

Il peut aussi être identifié après la décision de lancer le projet. C’est souvent le chef de projet opérationnel qui part à la recherche du très précieux profil. Pour que cette quête se passe au mieux et aboutisse au succès, voici quelques conseils :

  • Anticiper: son identification peut prendre du temps, particulièrement dans une grande organisation ;
  • Outiller: lui fournir les informations essentielles et arguments dans le bon format au bon moment afin qu’il puisse servir d’ambassadeur du projet dans les réunions stratégiques ;
  • Communiquer: l’informer régulièrement du statut du projet tout en prenant en compte son agenda et son canal de communication de prédilection.

 

Pourquoi sa participation à la plate-forme est essentielle?

Sa participation se traduit (ou devrait) notamment par un rôle actif sur la plate-forme qui l’amène à être visible. Sa valeur d’exemplarité est attractive et génère intérêt et mobilisation pour l’initiative. En tant que porteur d’un changement culturel, ses messages incitent chacun à contribuer (indifféremment de son niveau hiérarchique dans l’organisation). S’il n’a pas le temps de poster régulièrement, le sponsor peut se faire aider par l’équipe communication interne.

Enfin, son pouvoir décisionnel est clé. En particulier face à des décisions douloureuses et/ou impopulaires (abandon de systèmes, technologies ou certaines pratiques). Comme il est parfois nécessaire de passer par des mesures contraignantes pour ancrer durablement des changements, il est important que le sponsor soit habilité à prendre ce genre de décisions et surtout à les faire appliquer.

 

Et s’il n’y a pas de sponsor?

La volonté de changement est certes essentielle mais ne suffit pas. En effet, les besoins en terme de temps, d’efforts et d’énergie pour partager l’information et la connaissance nécessitent d’être légitimés et reconnus par l’organisation pour encourager les collaborateurs.

Sans le soutien d’un sponsor, les obstacles rencontrés par l’équipe de projet seront levés bien plus difficilement, la plate-forme n’aura pas le même rayonnement au sein de l’organisation et les contributions des employés seront moins importantes. Par ailleurs, le projet sera plus vulnérable dans le futur contre des initiatives potentiellement concurrentes.

 

La mise en place et le maintien d’une plate-forme collaborative est un programme de longue haleine qui va demander des changements souvent importants de manière de travailler dans l’organisation. Un sponsor motivé n’est pas l’unique facteur de succès mais est un avantage de taille!

 





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