Apporter de l’agilité à la veille grâce au collaboratif 2.0

Le contexte

L’année 2010 a été pour le PMU une année de transition majeure avec l’ouverture à la concurrence du marché français des jeux sur Internet.

Ce contexte d’ouverture de marché a renforcé la dimension stratégique de la veille concurrentielle internationale assurée par le Département Veille et Produits (DVP), qui a choisi de se doter d’un logiciel de veille collaborative pour améliorer la dynamique entre information, vision prospective et action.

L’équipe du DVP rédige et diffuse des synthèses et des articles d’analyse sur le marché des jeux et des alertes ponctuelles en fonction de l’actualité. Ces articles sont regroupés et organisés dans une Revue de Presse Internationale (RPI) bimensuelle, un document de 50 pages très apprécié en interne.

La problématique client

En 2009, le DVP a fait appel à un consultant spécialisé afin de confronter ses pratiques à l’état de l’art. Il en est ressorti que les travaux de qualité du DVP étaient largement reconnus et appréciés mais que l’absence d’outil spécifique de veille collaborative limitait le potentiel de diffusion et de ré-exploitation. De plus, le département faisait face à un volume croissant d'informations traitées.

La solution

Le PMU souhaitait disposer d’une plate-forme extérieure à l’entreprise pour éviter de surcharger les ressources informatiques internes, tout en garantissant un accès totalement sécurisé. La solution retenue devait permettre d'améliorer le service aux décideurs et d’assurer une meilleure mutualisation de la veille, notamment grâce aux fonctions collaboratives.

Pour toutes ces raisons, le PMU a opté pour la solution SaaS Knowledge Plaza.

Planning de projet

• juin 2010: premiers échanges et démonstration de KP
• août 2010: signature du bon de commande
• septembre 2010: paramétrage, formation, prise en main
• décembre 2010: import de l’historique
• janvier 2011: production de la première Revue de Presse Internationale (RPI) entièrement sous KP
• janvier 2011: présentation de la solution lors de la Convention Management PMU
• février 2011: déploiement à l’ensemble de la DDI
• mai 2011: intégration des membres du Comité de Direction
• janvier 2012: déploiement à l’ensemble du lectorat et création d'un espace collaboratif pour la DDI
• mars 2012: mise en place de dossiers collaboratifs

Les bénéfices

Gain de temps pour la production collective de la Revue de Presse Internationale

Le premier bénéfice de l’utilisation de Knowledge Plaza a été d'optimiser et d’automatiser la création de la RPI. Grâce aux fonctionnalités Wiki, les analystes rédigent leurs articles, les amendent et les valident directement sur la plate-forme.

Sur base de la sélection des articles d’analyse qui constituent la RPI, un plug-in d'export développé spécifiquement crée un fichier dans lequel les articles sont organisés et mis en forme selon la charte retenue par la PMU.

Flexibilité et ré-utilisation de l'information

Chaque élément d’information - article DVP, fichier, site web, référence, contact - constitue un "Tile" qu’il est possible d’enrichir par des tags, descriptions et commentaires. Les utilisateurs peuvent assembler une sélection d'informations et agréger du contenu pertinent par thèmes, pays ou marchés.

Facilité d'accès à l'information et efficacité des recherches

Pour les utilisateurs le gain de temps est considérable dans la recherche de l’information et l’accès plus fluide à l’ensemble des travaux. Un utilisateur peut rechercher soit un type d'information, soit un thème, ou encore accéder directement à un site pertinent d’opérateur, comme par exemple le site partygaming.com.

Dynamique collaborative et contribution

La contribution des différents acteurs - experts, commerciaux, décideurs - peut se faire par différents canaux - email, bookmarks, commentaires.

Diffusion sélective et alertes personnalisées

Knowledge Plaza permet de créer des flux d’alertes et d’y abonner judicieusement les destinataires. La fréquence et le mode de réception, par email ou par RSS est également personnalisable. L’information est disponible en temps réel.