Stimuler le partage des bonnes pratiques

Le contexte

Leader mondial des matériaux de construction, Lafarge se développe autours de cinq activités: le ciment, les granulats, le béton, le plâtre et l’asphalte.

Le partage des expériences, savoir-faire et bonnes pratiques est essentiel dans ces métiers où la transmission favorise une réelle amélioration des performances. C'est pourquoi un programme de gestion des connaissances de la division a été lancé en 2005. Grâce à un réseau de Knowledge Managers présents dans 25 pays, près de 3.000 bonnes pratiques comptabilisant 12.000 documents ont ainsi été capitalisées en cinq ans.

La base de données mise en place sur IBM Domino qui centralisait ces précieuses informations avait atteint ses limites, en particulier en termes de navigation et de recherche. Elle a eu cependant le mérite de mettre en évidence les besoins des utilisateurs et les qualités essentielles attendues de la solution de KM.

La solution

Lafarge souhaitait remplacer la base existante par une solution qui offre une navigation intuitive, un moteur de recherche puissant et la gestion du multilinguisme. De plus, la division affichait sa volonté de mettre en place un véritable réseau d'experts, où chacun enrichit son profil et a la possibilité d’interagir avec les autres.

La récupération de l'existant - soit 2.500 bonnes pratiques actives - était une condition sine qua non. De même, la capacité d'interfaçage avec le SSO apparaissait comme indispensable pour pouvoir créer les quelques 35.500 utilisateurs potentiels. Vu ces critères de choix essentiels pour Lafarge, la solution Knowledge Plaza s'est imposée naturellement.

Des fonctionnalités ont cependant été spécifiquement développées pour répondre aux besoins de Lafarge, notamment la traduction de l'interface et l'affichage des tags dans quatre langues complémentaires au français et à l'anglais proposés en standard. Les mosaïques, qui permettent l'édition de pages Wiki directement sur la plate-forme et d'y adjoindre du contenu, ont été adaptées pour notamment supporter l'affichage d'album photo.

Calendrier de projet

• septembre 2010: exploration de l’offre du marché
• octobre 2010: 1er contact avec Knowledge Plaza
• décembre 2010: choix de Knowledge Plaza
• février 2011: pilote
• mars 2011: version définitive du cahier des charges
• avril 2011: signature du bon de commande
• mai 2011: import de l’existant
• juin/août 2011: développements spécifiques et traductions
• septembre 2011: formation des Knowledge Managers
• octobre 2011: lancement international de la plate-forme (12.500 utilisateurs)
• depuis...
  • enrichissement du contenu
  • nouvelles fonctionnalités
  • traductions supplémentaires
  • déploiement auprès des 35.000 collaborateurs

Communication, promotion et valorisation

Aussi intuitif soit-il, l'outil seul ne suffit pas à rendre le partage naturel. C'est donc une véritable campagne de communication et d'animation qui a été déployée pour amener chaque utilisateur de Knowledge Plaza-Lafarge à contribuer et à consulter les bonnes pratiques qui y sont partagées.

Préparation

En amont, les 25 Knowledge Managers, animateurs et catalyseurs de ce réseau de connaissance, ont participé à un séminaire de trois jours qui a alterné formation, exercices pratiques et bonne gouvernance.

Sensibilisation

Quelques semaines avant le lancement de la plate-forme, les campagnes d'emailing invitant les utilisateurs à rejoindre un réseau de connaissance ont éveillé la curiosité et suscités des questions.

Lancement

Un message avec une présentation complète et les données d'accès à la plate-forme a été largement diffusé le Jour J. Une campagne d'affichage de posters a été menée en parallèle.

Animation

Des lettres d'information mensuelles propagent le contenu des bonnes pratiques. Enfin, une chasse au trésor en ligne a été lancée pour encouragé la navigation et la recherche dans la plate-forme.